PENDEKATAN BUSINESS PROCESS AUTOMATION (BPA) UNTUK SOLUSI PENGELOLAAN DOKUMEN PERUSAHAAN DENGAN PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK WEB DI DEPARTEMEN MANUFACTURING SUPPORT (MSU) PT AISIN INDONESIA

Abstract

Abstrak
PT Aisin Indonesia (PT AII) merupakan perusahaan multinasional komponen manufaktur otomotif roda empat. Selama menjalankan proses bisnisnya, PT AII memiliki bermacam-macam dokumen sebagai dasar dan referensi. Dokumen-dokumen tersebut dikelola oleh Departemen MSU. Pengelolaan dokumen terdiri dari pengajuan pendaftaran dokumen baru, revisi dokumen, penggandaan dokumen, dan pengajuan penetapan dokumen kadaluarsa. Saat ini, pengelolaan dokumen masih dilakukan manual sehingga menimbulkan beberapa masalah. Masalah pertama adalah adanya pemborosan kertas selama pengelolaan dokumen. Masalah kedua adalah pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama. Masalah ketiga ada pada proses cap manual penggandaan dokumen. Solusi yang dilakukan adalah pendekatan Business Process Automation (BPA) dengan mengembangkan perangkat lunak pengelolaan dokumen yang bernama EFILA. EFILA adalah perangkat lunak berbasis web yang dijalankan di jaringan intranet PT AII. EFILA dikembangkan menggunakan Metodologi Purwarupa, bahasa pemrograman PHP, basis data SQL Server, web server Apache, dan arsitektur three-tier client-server. Dengan adanya EFILA, pengelolaan dokumen dilakukan terotomatisasi sehingga mengurangi penggunaan kertas sampai dengan 100%, mengefisiensikan waktu pencarian dokumen, dan menggantikan proses cap manual melalui fungsi watermark.
 
Kata kunci— EFILA, MSU, BPA, Pengelolaan, Dokumen